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优秀班组长工作手册和流程安排
发布时间:2024-11-06 来源:耐热不锈钢

  一名新员工从人力资源部面试到培训以后,进入团队的第一天。班组长需要做的工作是1)首先要找新人沟通,了解新人选择这份工作是想得到什么,找到员工的需求点,然后是告诉员工想到达到他的需求需要提高哪方面的能力,并告诉员工现阶段他的这些能力要如何去提升,公司能够给予他的是哪些能力方面的提升。2)同时要引导员工,你选择一份工作很重要的一点是为了赚钱,员工心理上期望的薪资待遇是多少,他需要怎么样去做才可以做到他期望的薪资待遇。3)灌输团队的概念,他在团队当中能获得什么,能够为别人去做什么,为团队做什么,你的团队需要什么样的人,需要什么样的一个氛围。

  第二 业务的培训与系统的培训。通过半个小时到1个小时的时间来对坐席进行业务的培训和系统的培训,教会新员工业务技能。利用半个小时时间对新员工做一对一角色演练,角色演练没问题以后安排员工上工位,开工号和OA。

  第三 坐席上线外呼电话,班组长全程跟踪员工外呼电话情况。这时候主要是观察坐席外呼过程中对于业务的熟练程度,外呼电话是否紧张,电话被挂以后会不会产生消极情绪等等问题,针对坐席开始怀疑业务的试呼。班组长需要及时关注新员工,告诉她们这个问卷长是正常的,被挂也是正常的,前期你需要呼出大量的电话。

  第四 通过跟质检部的交流,及时有效地发现新员工在外呼问卷时出现的质检方面的问题,并及时跟进告诉坐席及时改正。

  第五 新员工外呼一天的电话以后,下班之前再跟新员工做一次沟通,了解一天的工作情况,以及对业务的情况。及时找到业务外呼过程存在的问题,给出详细的解决方案,要求新员工下班回家以后做一些工作,第二天检查是不是正常完成交代的工作,并在第二天的工作中及时检查改进情况。另一方面要及时了解新员工在心态方面的问题,给予更多的鼓励和关注,告诉他们,已完成的很好了,继续加油!你会做的更好!

  对于新员工 如果说第一天更多的是关注他们的心态和对业务的熟悉 第二天班组长更多的要给予对业务方面的指导,迅速提高坐席业务单量,一种原因是对员工自己的一个信心,另一方面是能够迅速的将新员工的价值反映出来,有助于团队的整体实力的提升。

  班组长每天早上8点25之前到公司,准备好晨会内容。晨会主题 1、要求每位成员报当天业务目标,以及达不到的惩罚手段,并记录。2、总结前一天工作中存在的问题,包括质检问题、业务需要注意的几点、员工心态等方面 3、团队中每天要学会去分享一个有意义的小故事,并对大家说故事中体会到的意义。4、对坐席进行各项业务指标的要求(启动时间、通话时长、外拨量、黄金时间利用率)5、对员工新一天的激励,喊口号、定目标、给奖励等等。

  第一次巡场的目的是看每一位员工是不是准时进入了工作状态,系统是不是都已正常打开,桌面各项准备都已准备好。本子、笔、水杯都准备到位,电脑是不是正常。耳机是否有声音等问题。目的是为了让员工迅速进入一天的工作状态

  包括为员工倒水,整理桌面,准备业务资料等等问题,给予坐席各种支持。并不断给予鼓励。

  第二次巡场主要是观察小组成员在上午前半个小时业务的外呼情况,假如发现个别员工因为开始外呼还没有进入状态,导致的心态方面慢慢的出现厌烦等心理,要及时进行心态的安抚和鼓励,传播积极的工作态度和团队一天的目标感。同时第二次巡场要多关注新员工的外呼情况,给予业务的指导和鼓励。

  这个时间段主要是根据这个时间段报表中各项数据偏低的人员,进行录音的监听。监听人员为(外拨量、通话时长、黄金时间利用率、成功量、成功率)指标过低者,通过监听成功录音,100秒以上录音,中途被挂断录音等录音的监听,认真填写录音监听分析表,给出详细录音中存在的问题,以及改进的方法

  通过企业内部OA对小组成员进行邮件激励,每隔一段时间发出团队中业务外呼最高的人员,并给与鼓励。团队中各项指标都较低者,告诉她今日需完成的目标和实际差距,并给与鞭策。实时发布团队人均业务单量与其他团队的差距,并告诉小组成员上午一定得完成目标和未完成惩罚的措施。

  主要是对坐席的业务指导和鼓励,并及时告知目前离上午个人目标的差距,给予紧迫感。服务性工作,帮助坐席倒水等,时刻监督坐席是否认真在外呼电话和心态上存在的问题,团队出现抱怨的声音要及时去打消,给予积极的声音。

  当天下部门的新员工在下午5点20进行员工一对一的角色演练,通过角色演练找到新员工在外呼业务过程中存在的问题,包括口头禅,说话是否流畅,对脚本的熟悉程度,以及在电话中与客户的沟通是否掌握好技巧,业务质检需要注意的几点等。将新员工存在的问题记录下来,并告知怎么样改进。然后重复进行一对一角色演练。

  晚会主要是针对当天团队在工作中存在的问题,包括质检常犯的问题,业务技能的问题,员工心态问题和小组成员对一天工作的总结。晨会上报的目标是不是已经全部完成,没有完成的成员要给予班长未完成原因以及处理方法。同时告知坐席每天的目标,以及到目前为止成员离月底要求积分还有多大的差距,分解目标。

  每周一下午5点40以后团队组织开团队周度会议,会议内容有(制定新的一周团队业绩指标,制定小组成员积分目标,分解成员周度积分目标,制定一周团队目标与荣誉)周度会议要给予员工一周的激情和动力。

  会议内容主要是根据运营部月度产值目标分解,将团队月度产值分解到小组成员,并制定每周需完成目标计划,上报产值完成方案和月度团队工作规划。会上明确成员月度积分要求,每个小组成员需定下目标并告知如果未完成的惩罚方案。共同发现团队目前存在的问题,讨论给出解决方案。形成文档式月度工作计划。

  新员工要通过一周的观察和培训来尽快提升员工业务技能,班长需要如何去做?首先,新员工前期应直接上线外呼电话,通过前期大量的外呼电话来明白自己所做的工作内容,学会被客户拒绝。然后,通过一天的外呼电话,发现存在的问题,通过问题的发现制定解决方案。通过录音的分析和角色的演练来不断的提高外呼技能和对业务的熟练程度。

  通过前一天的录音分析和角色演练,让新员工找到问题所在,第二天继续上线外呼电话。班长一定要通过前期的跟踪来检查是不是比前一天有了改进,并及时指导新员工在电话中出现的问题,然后检查是不是及时改正。同时给与不断的关心和鼓励。

  通过2天的上线外呼电话,坐席的基本技能有了很大提升以后,班长此时需要做的是要求坐席继续大量听录音,每天需提交至少5条优秀录音和失败录音,写出录音分析报告和改进方案。同时班长继续跟进检查。

  早晨晨会如何去开,班长每天早上必须给团队开晨会。晨会要求小组成员围成圈,晨会内容:做游戏、讲故事(有寓意的)、分析团队业务技能问题、定目标、喊口号、激发团队工作激情、调节团队氛围等。

  核对每位成员一天工作成果,如果有未完成目标人员,班长需要求成员给予未为完成原因和解决方案。团队当天存在的问题和需要如何去改进。

  周会定为每周一下午5点30-6点,小组成员准备好周度目标,TL公布团队上周目标完成情况和个人业绩情况。查看每位成员目标积分的完成情况,根据月初每个人定的目标来分解本周工作目标。总结上周工作情况,团队中存在的问题和改进的地方,根据上周团队整体情况来制定本周团队的工作重点。

  班组长通过对报表的监控和分析,找出小组成员业绩不好的根本原因。通过公式能发现员工的业务成功量与外呼量和接通成功率2个重要指标相关联。

  班组长通过对黄金时间利用率这项指标来衡量坐席在黄金时间段是不是正常外呼,原则上黄金时间利用率不能低于65%,这样做才能够有效控制坐席在黄金时间段的正常工作。

  问卷质检差错率是一项用于实时了解坐席在外呼问卷过程中遵循质检要求情况的重要指标

  班组长通过对问卷质检差错率的实时了解,可以及时有效地发现小组成员在外呼过程中有哪些成员未按照质检要求来外呼问卷业务。大大降低坐席在外呼过程中所犯质检问题,降低后期问卷错误反馈。提高问卷质量

  坐席积分表是统计坐席每天工作外呼业绩情况,通过此项指标能了解坐席每天积分完成情况,班组长能够及时控制坐席每天积分目标和月度目标实际完成情况,有利于坐席每月目标的正常完成。

  l班组长对坐席每日目标来管理,每天早会需要求成员汇报今天目标成功量,并报未完成惩罚措施,中午时间段要及时跟进坐席当日目标实际完成情况,如果有部分员工目标差距较大,应及时给予目标。以及帮助坐席找到未完成原因,及时给予指导,帮助坐席完成每天目标。通过对目标来管理,能够让坐席每天都有工作方向,给予一定目标压力,激励员工每天完成自己定的目标。

  l班组长每天要保证有3个小时的时间在进行班组成员的录音监听工作,通过对坐席业务录音的监听能发现坐席在外呼过程中存在的问题和质检方面存在的问题,及时给予坐席指导和后期一对一角色演练,帮助坐席快速提高业务技能。录音的监听的重要部分:坐席的开场白是否熟练流畅,是否保持高度热情和激情,节奏把握等等。主体部分是否表达清晰,简洁明了,有节奏等等。每通录音分析完以后需写出录音分析报告,包括开场白部分主要指标是否做到,不足地方。甄别问卷部分是不是满足质检规范,正式问卷沟通技巧是否按照业务技巧来沟通等等,做的不好的地方必须写出详细解决方案,并及时给予坐席进行指导和跟进,后期检查坐席是否按照方案内容改变沟通方式等。

  是一项能够在极短的时间内提高坐席业务技能的有效指导方法,班组长通过与坐席进行角色演练,模拟客户与坐席沟通,找出问题点,并及时给予指点。通过反复一对一角色演练,短期内提升坐席业务技能。

  l团队日常是为了能够更好的保证小组成员每天在紧张高效的工作氛围中工作,班组长对团队日常管理最重要的包含,对坐席是否认真工作做监督。坐席日常规范是否认真执行,桌面卫生整洁,下班后座椅正常放入桌面下,上班时间是否看电视听音乐等。上班时间迟到、早退等问题。员工请假

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